株式会社ポータルズ公式メールマガジン | 「ポータルズ通信」バックナンバー

2020年01月9日

1月から新しい手帳になり
書くのが楽しいyokoです。

スタッフ同士の情報共有は
どうされていますか？

お客様から
「情報共有はどうしているの？」
というご質問を頂きましたので
今日はポータルズの運用方法をご紹介します。

・メール
・電話
・お客様とのやり取り…等

運用方法がいろいろあるので
考え出すとキリがないですね。

ポータルズは３つのチームに分かれています。
１院１チームで担当しているので
それぞれのチームがかかえる顧客数が
均等になるように割り振っています。

なのでチーム内でも
情報共有が必要になります。

使っているツールは
・朝礼
　ツールでは無いですが
　大きな出来事や、周知したいことを報告します。
　チーム毎に進捗確認をします。

・メール
　会社として１つのメールアドレスを取得
　お客様からのメールはすべてそこに届きます。
　担当者が休みで、急ぎの要件がきても
　同じチームのものが対応できます。
　
・スカイプ（こちら）

　スタッフ全員アカウント取得しています。
　スカイプはグループをつくるのが簡単なので、
　　
　全スタッフ周知用
　チーム毎
　ディレクター
　会計
　　　　　　…などがあります。
　
　チーム内でも、ディレクター、デザイナー、会計等
　それぞれ担当があるので、担当グループ毎にしています。
　
　スタッフ全員にアカウントがあるので
　１対１で会話することもできます。

・チャットワーク（こちら）

　ポータルズ外部の会社とのやり取りに使います。
　こちらもグループを作りやすく、
　チャットなので、やり取りも早いです。

・LINE（こちら）

　会社のLINEグループを作成しています。
　個人のアカウントは私用なので、
　忘年会の写真を共有したり
　電車の遅滞連絡なんかに使います。

ポータルズには「営業担当者」がいないので
個人のメールアドレスをお客様へ
お伝えすることはないですが、
もし、必要な場合でも
すべての情報を１つに集約する
メールアドレスはあると便利かと思います。

今日はポータルズ内部のことを
書かせてもらいましたが
情報共有がスムーズになると
個人の負担も軽くなり
売上アップ！？になる可能大です！